Privacy Policy - Sponsor

Co-Titolari del trattamento

Ai sensi dell’art. 4, comma 7 e 26 GDPR, i Co-Titolari del trattamento dei dati personali sono: Uvet events S.r.l., e Uvet Global Business Travel S.p.A., (congiuntamente anche “Uvet” o i “Co-Titolari”) entrambi con sede legale in: Bastioni di Porta Volta 10, 20121 Milano, Italia. I Co-Titolari hanno determinano congiuntamente le finalità e i mezzi del trattamento ed hanno determinato in modo trasparente, mediante un accordo interno, le rispettive responsabilità in merito all’osservanza degli obblighi derivanti dal GDPR, il cui contenuto essenziale viene comunicato agli interessati come segue.

Finalità del trattamento

I dati sono trattati dai Co-Titolari per le attività inerenti alla gestione della partecipazione in qualità di Sponsor, all’evento BizTravel Forum 2025, ed in particolare per:
1. La gestione delle attività inerenti alla partecipazione come Sponsor (es. acquisizione di informazioni preliminari alla conclusione di un contratto, apertura anagrafica espositore ed esecuzione di attività funzionali a un obbligo contrattuale, gestione amministrativa e contabile, ecc.) e all’accesso autorizzato presso la Sede dell’evento.

2. Tenere informato lo Sponsor tramite invio di comunicazioni e aggiornamenti organizzativi concernenti lo sviluppo dell’evento cui ha aderito, gli appuntamenti in programma ed i risultati, nonché rispetto a future edizioni del medesimo, anche successivamente alla conclusione dell’iniziativa in corso.

3. Invio di questionari di gradimento rispetto alla gestione dell’iniziativa BizTravel Forum 2025, tramite sottoposizione di sondaggi in forma anonima.

4. Finalità divulgative e promozionali dell’evento BizTravel Forum 2025, tramite diffusione delle riprese foto e video, raccolte durante la manifestazione, sui siti web istituzionali della manifestazione, social network e altri canali del Gruppo Uvet, di cui i Co-Titolari sono parte (es. brochure, volantini etc.).

5. Gestione delle attività di controllo interno e di gestione, tramite trasmissione dei dati a ciò attinenti all’interno del Gruppo Uvet, di cui i Co-Titolari sono parte.

6. Gestione delle attività in caso di eventuali contenziosi.

7. Finalità di invio di newsletter, comunicazioni informative e proposte commerciali anche in merito a nuovi servizi, offerte, eventi ed altre attività di marketing diretto e commerciali, anche di altre Società del Gruppo Uvet, e previo Suo consenso.

Dati trattati

I dati personali trattati riguardano precisamente i dati identificativi (nome e cognome, qualifica aziendale), di contatto e le informazioni necessarie alla fatturazione, da Lei conferiti spontaneamente all’interno del Modulo di “richiesta partecipazione sponsor”.
Si informa che qualora la vostra entità sia una persona giuridica, i dati personali oggetto di tutela saranno solo quelli riferiti al personale dipendente operante nella vostra organizzazione o alle persone fisiche che la rappresentano.
I Co-Titolari non raccolgono deliberatamente alcun dato personale di natura particolare.

Base Giuridica del Trattamento e conferimento dei dati

Ai sensi dell’art. 6 del Regolamento (UE), il trattamento dei dati, di cui alla precedente finalità n. 1, è lecito in quanto necessario alla corretta e completa esecuzione degli obblighi contrattuali o pre-contrattuali assunti nei Suoi confronti, e in quanto tale, non necessita del consenso al trattamento dei dati. Il conferimento dei dati risulta necessario per finalizzare il rapporto tra le parti e soddisfare la richiesta di partecipazione dell’interessato in qualità di Sponsor, conformemente a quanto disposto nel Regolamento generale inserito all’interno del Modulo di “richiesta partecipazione sponsor, cui si rimanda integralmente.
Ai sensi dell’Art. 6, comma 1, lett. f) del Regolamento (UE), il trattamento di cui alle finalità indicate ai punti 2, 3, 4, 5, 6 si fonda altresì sull’interesse legittimo dei Co-Titolari, i quali in conformità al Considerando 47 del Regolamento (UE), ha attentamente effettuato una valutazione relativa al bilanciamento dei propri interessi con i diritti e le libertà fondamentali dei soggetti interessati sottoposti alle attività di trattamento, tenuto conto inoltre del rapporto intercorrente tra l’interessato ed i Co-Titolari medesimo. In particolare:
– Rispetto alla finalità 2 (c.d. soft spam), secondo quanto stabilito dall’Autorità Garante per la protezione dei dati personali, i Co-Titolari del trattamento possono utilizzare le coordinate di posta elettronica degli interessati, con cui è già in essere un relazione qualificata, anche in mancanza di un consenso, purché si tratti di comunicazioni inerenti servizi analoghi a quelli oggetto della vendita. Si ricorda che l’interessato ha la facoltà in ogni momento di esercitare il diritto ad opporsi ovvero a limitare il trattamento dei dati.
– Rispetto alla finalità 3 (Invio di questionari di gradimento), la valutazione dell’evento da parte dello sponsor viene utilizzata dai Co-Titolari per offrire un servizio sempre migliore. Il questionario è sottoposto in forma anonima e la compilazione è assolutamente facoltativa da parte dell’interessato.
– I Co-Titolari informano preventivamente anche tramite vignetta esposta e consultabile presso l’evento delle attività di ripresa video e foto e della loro possibile diffusione tramite siti web istituzionali dedicati all’evento, social network e altri canali (es. brochure, volantini etc.) e fornisce agli interessati la possibilità di opporsi presso il luogo dell’evento, tuttavia fa presente la natura promozionale dell’evento stesso, a cui il soggetto interessato spontaneamente richiede di partecipare.
– Rispetto alla finalità 5, il trattamento è effettuato altresì in conformità al considerando 48 del Regolamento (UE), relativamente all’appartenenza dei Co-Titolari a un gruppo imprenditoriale.
Il trattamento dei dati per le finalità di promozione, di cui al punto 6, si fonderà, ai sensi dell’art. 6 del Regolamento (UE), sul consenso eventualmente espresso dal soggetto interessato. Il conferimento dei dati per le finalità di promozione è facoltativo, il rifiuto non comporta alcuna conseguenza, salvo l’impossibilità di ricevere materiale promozionale inerente alle attività e ai progetti, indicati tra le finalità del trattamento.

Modalità di trattamento

Il trattamento dei dati potrà consistere, oltre che nella loro raccolta, nella loro registrazione, conservazione, consultazione, elaborazione, modifica, raffronto, utilizzo, comunicazione, diffusione, ecc. e sarà effettuato sia con l’utilizzo di supporto cartaceo, sia con l’ausilio di strumenti elettronici informatici, tramite l’adozione di adeguate misure di sicurezza atte a garantire la protezione dei dati personali.

Destinatari dei Dati

I soggetti che possono venire a conoscenza dei dati personali, nei limiti strettamente necessari per adempiere alle finalità sopra esposte, sono soggetti autorizzati al trattamento dei dati personali dai Co-Titolari.
Per lo svolgimento di alcune funzioni inerenti alla gestione societaria, Uvet si rivolge a soggetti e/o società esterne ai quali fa pervenire i dati necessari e in particolare, alle seguenti categorie di soggetti:
• partner commerciali e operativi, che svolgono attività inerenti alla gestione e l’organizzazione dell’iniziativa.
• Enti e Amministrazioni pubbliche per verifiche e controlli in ottemperanza agli obblighi fiscali e civili.
• Banche e Istituti di credito per l’effettuazione delle movimentazioni economiche (pagamenti/incassi).
• Studi associati e società di consulenza per attività legate alla redazione del bilancio e alla revisione del bilancio e per il controllo del sistema di gestione organizzativa aziendale.
• Consulenti e Studi legali.
• Società del Gruppo Uvet per attività legate alla gestione contabile-finanziaria, alla redazione del bilancio e alla revisione del bilancio e per il controllo del sistema di gestione organizzativa aziendale ovvero dell’infrastruttura tecnologica.

I soggetti appartenenti alle categorie sopra riportate operano, in alcune ipotesi, in totale autonomia come distinti Titolari del trattamento, in altre ipotesi, in qualità di Responsabili del trattamento, appositamente nominati da Uvet nel rispetto dell’articolo 28 del Regolamento UE.
Un elenco dei Responsabili esterni nominati è consultabile presso la Sede dei Co-Titolari.

Trasferimento dei Dati Extra UE

I Co-Titolari del Trattamento, in relazione all’attività di gestione contabile-finanziaria, potranno trasferire i dati a ciò attinenti alla Società del Gruppo Uvet sita in Svizzera. La Commissione Europea ha valutato con autorevole Decisione, l’adeguatezza della protezione dei dati personali in Svizzera.
I Co-Titolari del Trattamento assicurano il rispetto delle idonee garanzie previste, quali:
• trasferimento di dati verso Paesi considerati adeguati dalla Commissione EU.
• sottoscrizione di clausole contrattuali standard per il trasferimento di dati extra UE, così come definito dalla Commissione Europea, al fine di garantire un trasferimento e conseguente trattamento di dati sicuro e legittimo al di fuori dell’UE.

Conservazione dei Dati

Tutti i dati predetti e gli atti costituenti lo stato del servizio verranno conservati per l’espletamento di tutti gli eventuali adempimenti connessi o derivanti dagli obblighi legali, fiscali o contrattuali, cosi come previsto dalle normative in materia, per un periodo di 10 (dieci) anni successivamente alla cessazione del rapporto.
I dati conferiti per la finalità promozionale saranno conservati per un periodo di tempo congruo rispetto alla finalità, per 5 anni a partire dalla data in cui ha interagito per l’ultima volta con i Co-Titolari, fatto salvo il diritto dell’interessato di revocare il consenso in ogni momento, fatto salvo il diritto dell’interessato di revocare il consenso in ogni momento.

Diritti degli Interessati

Ai sensi del Regolamento Europeo, gli interessati hanno il diritto di chiedere ai Co-Titolari del trattamento l’accesso ai dati personali (art. 15), la rettifica (art. 16), la cancellazione degli stessi o l’oblio (art. 17), la limitazione del trattamento dei dati personali che lo riguardano (art. 18), il diritto alla portabilità dei dati (art. 20) o di opporsi al loro trattamento (art. 21), oltre al diritto di non essere sottoposto a una decisione basata unicamente sul trattamento automatizzato, compresa la profilazione, che produca effetti giuridici che lo riguardano o che incida allo stesso modo significativamente sulla sua persona (art. 22). Qualora il trattamento dei dati personali si basi sul consenso espresso dell’interessato, ai sensi dell’art. 7 paragrafo 3 del Regolamento, il soggetto ha la possibilità di revocare i propri consensi in qualsiasi momento.
Le richieste potranno essere esercitate nei confronti dei Co-Titolari del trattamento tramite le seguenti modalità:
– Lettera raccomandata all’indirizzo Bastioni di Porta volta 10, 20121 Milano (Italia);
– E-mail all’indirizzo di posta elettronica: privacy@uvet.com

ovvero contattando il Data Protection Officer.

L’interessato ha, altresì, il diritto di proporre reclamo all’Autorità di controllo preposta (art. 77 del Regolamento) qualora ritenga che il trattamento effettuato da parte dei Co-Titolari non sia conforme.

Data Protection Officer

Indirizzo: Bastioni di Porta volta 10, 20121 Milano (Italia);
Telefono: +39 02 818381
E-mail: DPO@uvet.com

Difesa in giudizio

Uvet si riserva la facoltà di trattare i Suoi dati personali per fini di difesa in giudizio o per qualsiasi controversia legale, in conseguenza ad abusi o comportamenti illeciti.
Uvet può, altresì, comunicare i dati personali dell’interessato ad autorità pubbliche nei casi previsti dalla Legge.